На тлі дискусій щодо ефективності штучного інтелекту (ШІ) у робочому середовищі команда внутрішнього аудиту Zoom успішно довела, що інтеграція цієї технології здатна революціонізувати операційну ефективність. Завдяки внутрішнім випробуванням було встановлено, що використання функцій Zoom Workplace та Zoom Canvas дозволяє скоротити час на підготовку документації бізнес-процесів до 80 відсотків. Цей прорив замінює ручний метод ведення записів, який тривалий час вважався трудомістким і часозатратним.

Раніше команда внутрішнього аудиту мала складати документацію про відповідність закону Сарбейнса-Окслі (SOX) — суворому регламенту в США, який регулює стандарти фінансової звітності для публічних компаній. Цей процес відповідності вимагає щорічної оцінки понад 60 транзакційних потоків, що передбачає проведення щонайменше 100 координаційних зустрічей із різними зацікавленими сторонами. Традиційно команді доводилося вручну записувати хід зустрічей, консолідувати нотатки, а потім складати довгі текстові звіти, на що витрачалося від одного до двох тижнів.

Завдяки використанню функцій автоматичного транскрибування та помічника зі штучним інтелектом у Zoom Workplace процес перетворення розмов під час зустрічей на чернетки документів тепер займає менше п'яти хвилин. ШІ швидко витягує ключові моменти з відеозаписів зустрічей і структурує їх безпосередньо у спільному робочому просторі Zoom Canvas, усуваючи потребу у складному копіюванні даних між різними системами.

Проте ця технологія не усуває повністю участь людини. Створені ШІ чернетки все одно потребують перевірки, редагування вручну та остаточного затвердження зацікавленими сторонами. Проте навіть із додатковими 4–20 годинами ручного узгодження загальна економія часу становить близько 80–90 відсотків порівняно з традиційними методами без допомоги ШІ.

Успіх цього підвищення ефективності не обмежується лише аудитом фінансової відповідності. Гнучкість цього інструменту на базі ШІ дозволяє широко застосовувати його для розробки документів із технічних процедур (desktop procedures), документів із бізнес-вимог (BRD) та інших проектів цифрової трансформації. Зрештою, ця автоматизація звільняє час співробітників для концентрації на аналізі ризиків високого рівня та прийнятті стратегічних рішень.